Публикации

Аутсорсинг или нет?

Несмотря на наличие большого количества публикаций на тему бухгалтерского аутсорсинга и еще большее количество аргументов в пользу его применения (обычно от специализированных компаний), отсутствует как таковое понимание чем конкретно может быть полезно передать ведение бухгалтерского учета "на сторону". В этой статье попробую дать ответы на некоторые вопросы.
 

Аргументы в пользу аутсорсинга бухгалтерского учета в зависимости от размера компании

Небольшая компания (небольшое кол-во документов или неритмичная, в т.ч. сезонная деятельность) или вновь созданная организация.

• Значительная экономия. Возникает в связи с отсутствием необходимости нести затраты на создание и поддержание рабочего места бухгалтера, оплату труда бухгалтера и т.п. Целесообразно сотрудничать с ОАКГ на условиях оплаты за каждый отраженный первичный документ, что позволяет не нести расходов при отсутствии деятельности при этом не увольняя бухгалтера.
• Снижение рисков. Связано с возможностью привлечения более квалифицированных исполнителей, а также наличие юридически оформленной ответственности.

Компания среднего размера.

• Экономия. Достигается за счет использования более квалифицированного персонала и обычно выражена в соотношении затрат на человеко-час работы сотрудника должной квалификации. Рекомендуется наличие собственного главного бухгалтера, который контролирует и регулирует взаимодействие с ОАКГ.
• Контроль бизнес-процессов, происходящих внутри организации. Достигается за счет формализации взаимоотношений с ОАКГ и выявлении и нейтрализации проблемных мест, повышается дисциплина.
• Безопасность бизнеса. За счет разграничения прав доступа к информации (сотрудники ОАКГ ограничены первичными документами) и отсутствие прямой связи работодатель-работник достигается повышение конфиденциальности деятельности.
• Технологичность бизнеса. В ряде случаев происходит повышение технологического уровня компании за счет использования информационных решений ОАКГ.

Крупные компании.
Для компаний – гигантов целесообразно передавать на бухгалтерское обслуживание ведение отдельных участков бухгалтерского учета (например, расчет заработной платы), обслуживание второстепенных подразделений или обслуживание территориальных филиалов и представительств. В этих случаях используются все преимущества малых и средних компаний.

Возможные опасения перехода на аутсорсинг

1.    Неудачный опыт или отсутствие квалифицированного исполнителя. Неудачный опыт свидетельствует только о том, что в данном конкретном случае неверно был выбран исполнитель (также, как покупка «неудачных» кроссовок еще не означает, что все кроссовки не годятся для носки).

2.    Потенциальная зависимость от исполнителя. Действительно сменить бухгалтерскую компанию относительно непросто. Однако этот недостаток является продолжением достоинств, поскольку сложности смены главного бухгалтера (или всего штата бухгалтерии) сопоставимы, но фирма-аутсорсер продолжает нести ответственность за свой период работы, что как минимум делает ее заинтересованной в урегулировании взаимоотношений с новым исполнителем.

3.    Снижение оперативности. На сегодняшний день этот критерий можно считать ничтожным, поскольку использование «облачных» технологий делает возможным работу в режиме «он-лайн». ОАКГ гарантирует отражение первичных документов не позднее 24 часов с даты их получения.

Рекомендации по выбору исполнителя

1.    Опыт и квалификация. Этот критерий сложно оценить и он не гарантирует удобную работу именно в Вашем случае. Тем не менее рекомендуется исключить из рассмотрения фирмы-новички, если они не базируются на новых технологиях или не основаны бывшими наемными работниками известных фирм.

2.    Готовность и способность ознакомить с деятельностью фирмы. Это позволяет понять каким образом будет осуществляться работа, как организован документооборот и взаимодействие исполнителей между собой и с заказчиками и т.п.

3.    Рекомендуется выбирать исполнителей, не бравирующих знакомствами в контролирующих органах и не обещающих «решить все проблемы». В первую очередь должна быть организована работа в соответствии с законодательством, чтобы при любом исполнителе и любом проверяющем интересы заказчика были гарантированно защищены.

4.    Необходимо на этапе переговоров четко разграничить права и обязанности и зоны ответственности исполнителя и заказчика, а затем закрепить это в договоре. При выявлении новых фактов деятельности рекомендуется без промедления оформлять дополнительные соглашения.

5.    С новым исполнителем заключайте кратковременные договоры. Обратите внимание на наличие программы возврата денежных средств.

В заключение следует отметить, что выбор собственного бухгалтера несет такие же риски, как и сотрудничество с аутсорсинговой компанией – необходимо оценить уровень квалификации бухгалтера, оценить риски адаптации сотрудника в коллективе, оценить «благонадежность человеческих качеств» кандидата, контролировать состояние бухгалтерского учета в процессе работы, контролировать сохранение конфиденциальности данных, минимизировать риски в случае увольнения.

Перейти к услуге Ведение бухгалтерского учета